Het begon allemaal rond het jaar 2000, toen het Drents Archief besloot voor de eigen foto’s een beeldbank te gaan bouwen. Die foto’s waren, als archiefstukken, opgeborgen bij het bestand waar ze deel van uit maakten, en het was een hele klus ze bij elkaar te zoeken en te organiseren als fotoarchief.
Vrijwilliger als ambassadeur
Terwijl ze bij het Drents Archief bezig waren met voorbereidingen en plannen voor hun beeldbank, bleek er bij historische verenigingen belangstelling te zijn om er aan mee te doen. Er waren al goede contacten met een aantal historische verenigingen, waarvan leden soms ook aan het Drents Archief als vrijwilligers verbonden waren. Met name één van hen, Nico Harms van Ol Eel (historische vereniging van Eelde) was een vurig pleitbezorger van een gezamenlijk initiatief voor een beeldbank. Door zijn inbreng was Ol Eel vanaf het begin bij de bouw betrokken. Omdat Harms zelf uit de kring van amateurhistorici en oudheidkamers kwam en precies wist wat daar leeft, kon hij aan andere verenigingen goed overbrengen wat het voor hen betekende om mee te doen. Daardoor waren er al spoedig vrij wat deelnemers.
Het Drents Archief zorgde voor de bouw van het systeem, beheert het, en stelt het gratis open voor gebruik door anderen. Maar ze gingen nog een stap verder: ze stelden een werkruimte met scanner ter beschikking voor vrijwilligers van verenigingen om daarmee hun eigen foto’s in te scannen. Dat werkte stimulerend, ook doordat mensen elkaar verder konden helpen en bij medewerkers van het Drents Archief terecht konden voor hulp.
Op dat moment hadden de meeste verenigingen, musea en gemeenten weinig of niets gedaan aan het digitaliseren van fotocollecties, wat betekende dat er geen bestaande systemen of databestanden waren die moesten worden omgebouwd of geconverteerd. En er hoefde ook geen invoerwerk te worden overgedaan dat al in een ‘verkeerd’ systeem zat.
Netelige kwesties
Gevraagd naar kwesties die lastig zijn in de samenwerking noemt Goslinga de verschillen van inzicht over wat een beschrijving van een foto zou moeten zijn. Dat levert de meeste discussies op. De benadering waar de beeldbank op stoelt is dat je kort beschrijft wat er op de foto te zien is. Maar binnen historische verenigingen is dikwijls meer kennis aanwezig: wie in een huis woonde, wat z’n beroep was, wie z’n familieleden waren, wat er eerder of later voor gebouw op dezelfde plek stond -in de foto is het niet te zien maar de gegevens zijn er wel mee verbonden. Voor veel mensen is het dan ook logisch zoveel mogelijk van die informatie in de beschrijving op te nemen. Maar de woorden in die beschrijvingen worden wèl gevonden bij zoekacties: als in een huis ooit een ‘Van der Molen’ woonde, levert dat een treffer op voor wie naar ‘molen’ zoekt.
Het Drents Archief vindt een efficiënt zoeksysteem belangrijk en heeft instructies voor beschrijvingen gemaakt om dit soort problemen te voorkomen (en om aan te geven welke informatie in elk geval ingevuld moet worden). De achtergrondinformatie bij foto’s wordt nu door de verenigingen in hun eigen documentatiesysteem bewaard.
Zelf doen
Tot voor kort voerden de verenigingen hun gegevens in een database in, die dan door het Drents Archief in de beeldbank werd geïmporteerd. Nu kunnen ze via een webinterface rechtstreeks invoeren. De foto’s worden op CD aangeleverd en door het Drents Archief in de beeldbank geladen. Er zitten zo’n 60.000 foto’s in. De verenigingen kunnen zelf beslissen hoeveel foto’s ze invoeren. Zij moeten ook zelf eventuele rechtenkwesties regelen met de fotografen. Aanvragen voor afdrukken en hergebruik die via de beeldbank binnenkomen gaan direct door naar de collectiebeheerders, en zij beslissen welke kosten ze in rekening willen brengen.
Ook voor scannen heeft het Drents Archief richtlijnen samengesteld. De scans komen in JPEG in de beeldbank, en wel zo groot dat ze bijvoorbeeld in een boek kunnen worden afgedrukt: ansichtkaarten en afdrukjes worden in principe gescand op 300 dpi, voor een 1:1 afdruk; negatieven en dia’s op een veel hogere resolutie. TIFFs moeten verenigingen zelf opslaan Het systeem van de beeldbank maakt automatisch afgeleiden voor webpresentatie.
Na de start in 2000 met een aantal verenigingen die bijzonder enthousiast waren, is het aantal deelnemers gestaag gegroeid tot 40-50. Niet iedereen doet mee: Goslinga schat dat er van de actieve verenigingen die foto’s hebben een stuk of tien helemaal hun eigen gang gaan.
Goed, maar kan beter
De site wordt goed bezocht. Het Drents Archief doet, als er een aanleiding toe is, aan promotie, en dat vertaalt zich altijd in stijging van de bezoekerscijfers. Foto’s worden regelmatig besteld en van de commentaarfunctie die ruim een jaar functioneert wordt goed gebruik gemaakt: enkele tientallen commentaren per maand komen er binnen, die soms ook aanleiding geven de beschrijvingen aan te passen.
Idealiter zou het systeem van de beeldbank meer open moeten zijn. De vindbaarheid van de foto’s door zoekmachines is nu niet goed. Deelname aan zoiets als Flickr zou de zichtbaarheid kunnen verbeteren, daar wordt momenteel serieus over gesproken. Ook functionaliteit die het mogelijk maakt de foto’s vanuit het Drents Fotoarchief op een eigen site te laten zien is een optie.
Netwerk
Goslinga denkt dat de gezamenlijke beeldbank in Drente zo goed van de grond is gekomen omdat er een vertrouwensbasis was, met een echte ‘ambassadeur’, en omdat ze begonnen zijn toen de meeste historische verenigingen nog geen eigen fotosite hadden. Dat de deelnemers veel vrijheid hebben zaken naar eigen wensen in te richten en deelname gratis is, maakt natuurlijk ook wat uit.
Het Drents Archief heeft verschillende bijeenkomsten georganiseerd om met historische verenigingen van gedachten te wisselen over de beeldbank en iedereen op één lijn te krijgen, maar nu het netwerk en de website draaien hoeft dat niet zo vaak meer. De deelnemers hebben ervaren dat de rolverdeling goed functioneert en erkennen de expertise van het Drents Archief als ontwikkelaar van de site. Wat overigens niet wegneemt dat het onderhouden van de individuele contacten inzet en werk vraagt!
Goslinga constateert dat door het beeldbankproject de banden met historische verenigingen zijn aangehaald. Dat maakte het relatief eenvoudig ook op andere terreinen tot samenwerking te komen, zoals nu bij een project rond filmmateriaal. Voor het opzetten van erfgoedpunten, een initiatief dat oorspronkelijk uit de bibliotheekwereld komt, blijken de contacten met historische verenigingen en amateurhistorici ook nuttig. Het Drents Archief is blij met deze samenwerking, want een netwerk van historische verenigingen met een achterban van 40.000 leden heeft een archiefinstelling veel te bieden.
__________
Drents Fotoarchief http://www.drentsfotoarchief.nl
Vrijwilliger als ambassadeur
Terwijl ze bij het Drents Archief bezig waren met voorbereidingen en plannen voor hun beeldbank, bleek er bij historische verenigingen belangstelling te zijn om er aan mee te doen. Er waren al goede contacten met een aantal historische verenigingen, waarvan leden soms ook aan het Drents Archief als vrijwilligers verbonden waren. Met name één van hen, Nico Harms van Ol Eel (historische vereniging van Eelde) was een vurig pleitbezorger van een gezamenlijk initiatief voor een beeldbank. Door zijn inbreng was Ol Eel vanaf het begin bij de bouw betrokken. Omdat Harms zelf uit de kring van amateurhistorici en oudheidkamers kwam en precies wist wat daar leeft, kon hij aan andere verenigingen goed overbrengen wat het voor hen betekende om mee te doen. Daardoor waren er al spoedig vrij wat deelnemers.
Het Drents Archief zorgde voor de bouw van het systeem, beheert het, en stelt het gratis open voor gebruik door anderen. Maar ze gingen nog een stap verder: ze stelden een werkruimte met scanner ter beschikking voor vrijwilligers van verenigingen om daarmee hun eigen foto’s in te scannen. Dat werkte stimulerend, ook doordat mensen elkaar verder konden helpen en bij medewerkers van het Drents Archief terecht konden voor hulp.
Op dat moment hadden de meeste verenigingen, musea en gemeenten weinig of niets gedaan aan het digitaliseren van fotocollecties, wat betekende dat er geen bestaande systemen of databestanden waren die moesten worden omgebouwd of geconverteerd. En er hoefde ook geen invoerwerk te worden overgedaan dat al in een ‘verkeerd’ systeem zat.
Netelige kwesties
Gevraagd naar kwesties die lastig zijn in de samenwerking noemt Goslinga de verschillen van inzicht over wat een beschrijving van een foto zou moeten zijn. Dat levert de meeste discussies op. De benadering waar de beeldbank op stoelt is dat je kort beschrijft wat er op de foto te zien is. Maar binnen historische verenigingen is dikwijls meer kennis aanwezig: wie in een huis woonde, wat z’n beroep was, wie z’n familieleden waren, wat er eerder of later voor gebouw op dezelfde plek stond -in de foto is het niet te zien maar de gegevens zijn er wel mee verbonden. Voor veel mensen is het dan ook logisch zoveel mogelijk van die informatie in de beschrijving op te nemen. Maar de woorden in die beschrijvingen worden wèl gevonden bij zoekacties: als in een huis ooit een ‘Van der Molen’ woonde, levert dat een treffer op voor wie naar ‘molen’ zoekt.
Het Drents Archief vindt een efficiënt zoeksysteem belangrijk en heeft instructies voor beschrijvingen gemaakt om dit soort problemen te voorkomen (en om aan te geven welke informatie in elk geval ingevuld moet worden). De achtergrondinformatie bij foto’s wordt nu door de verenigingen in hun eigen documentatiesysteem bewaard.
Zelf doen
Tot voor kort voerden de verenigingen hun gegevens in een database in, die dan door het Drents Archief in de beeldbank werd geïmporteerd. Nu kunnen ze via een webinterface rechtstreeks invoeren. De foto’s worden op CD aangeleverd en door het Drents Archief in de beeldbank geladen. Er zitten zo’n 60.000 foto’s in. De verenigingen kunnen zelf beslissen hoeveel foto’s ze invoeren. Zij moeten ook zelf eventuele rechtenkwesties regelen met de fotografen. Aanvragen voor afdrukken en hergebruik die via de beeldbank binnenkomen gaan direct door naar de collectiebeheerders, en zij beslissen welke kosten ze in rekening willen brengen.
Ook voor scannen heeft het Drents Archief richtlijnen samengesteld. De scans komen in JPEG in de beeldbank, en wel zo groot dat ze bijvoorbeeld in een boek kunnen worden afgedrukt: ansichtkaarten en afdrukjes worden in principe gescand op 300 dpi, voor een 1:1 afdruk; negatieven en dia’s op een veel hogere resolutie. TIFFs moeten verenigingen zelf opslaan Het systeem van de beeldbank maakt automatisch afgeleiden voor webpresentatie.
Na de start in 2000 met een aantal verenigingen die bijzonder enthousiast waren, is het aantal deelnemers gestaag gegroeid tot 40-50. Niet iedereen doet mee: Goslinga schat dat er van de actieve verenigingen die foto’s hebben een stuk of tien helemaal hun eigen gang gaan.
Goed, maar kan beter
De site wordt goed bezocht. Het Drents Archief doet, als er een aanleiding toe is, aan promotie, en dat vertaalt zich altijd in stijging van de bezoekerscijfers. Foto’s worden regelmatig besteld en van de commentaarfunctie die ruim een jaar functioneert wordt goed gebruik gemaakt: enkele tientallen commentaren per maand komen er binnen, die soms ook aanleiding geven de beschrijvingen aan te passen.
Idealiter zou het systeem van de beeldbank meer open moeten zijn. De vindbaarheid van de foto’s door zoekmachines is nu niet goed. Deelname aan zoiets als Flickr zou de zichtbaarheid kunnen verbeteren, daar wordt momenteel serieus over gesproken. Ook functionaliteit die het mogelijk maakt de foto’s vanuit het Drents Fotoarchief op een eigen site te laten zien is een optie.
Netwerk
Goslinga denkt dat de gezamenlijke beeldbank in Drente zo goed van de grond is gekomen omdat er een vertrouwensbasis was, met een echte ‘ambassadeur’, en omdat ze begonnen zijn toen de meeste historische verenigingen nog geen eigen fotosite hadden. Dat de deelnemers veel vrijheid hebben zaken naar eigen wensen in te richten en deelname gratis is, maakt natuurlijk ook wat uit.
Het Drents Archief heeft verschillende bijeenkomsten georganiseerd om met historische verenigingen van gedachten te wisselen over de beeldbank en iedereen op één lijn te krijgen, maar nu het netwerk en de website draaien hoeft dat niet zo vaak meer. De deelnemers hebben ervaren dat de rolverdeling goed functioneert en erkennen de expertise van het Drents Archief als ontwikkelaar van de site. Wat overigens niet wegneemt dat het onderhouden van de individuele contacten inzet en werk vraagt!
Goslinga constateert dat door het beeldbankproject de banden met historische verenigingen zijn aangehaald. Dat maakte het relatief eenvoudig ook op andere terreinen tot samenwerking te komen, zoals nu bij een project rond filmmateriaal. Voor het opzetten van erfgoedpunten, een initiatief dat oorspronkelijk uit de bibliotheekwereld komt, blijken de contacten met historische verenigingen en amateurhistorici ook nuttig. Het Drents Archief is blij met deze samenwerking, want een netwerk van historische verenigingen met een achterban van 40.000 leden heeft een archiefinstelling veel te bieden.
__________
Drents Fotoarchief http://www.drentsfotoarchief.nl
< Noord-Brabant_______________________________Harlingen >
foto's van TT Assen 1928-1934 uit archief TT, Drents Archief op Flickr
Vroeger is van ons - interviews over historische fotocollecties